Tạo email tên miền riêng miễn phí với Yandex Mail và Zoho Mail

Yandex Mail và Zoho Mail là hai dịch vụ tốt nhất để tạo email tên miền riêng miễn phí. Bạn có thể tạo email miễn phí theo tên miền tùy thích.

1. Giới thiệu
2. Lợi ích
3. Tạo email với tên miền riêng
   • Yandex Mail
     1. Đăng ký
     2. Xác minh quyền sở hữu tên miền
     3. Thiết lập bản ghi MX
     4. Tạo email mới
     5. Chữ ký DKIM
   • Zoho Mail
4.  Chuyển tiếp email

Giới thiệu

Email tên miền riêng là gì? Email tên miền riêng là email sử dụng tên miền của riêng bạn ở phía sau ký tự @. Email tên miền riêng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nên còn được gọi là email doanh nghiệp.

Trước đây, Google Apps (bây giờ là G Suite) có lẽ là dịch vụ tốt nhất để tạo email tên miền riêng miễn phí. Không chỉ có Google mà Microsoft cũng đã từng cung cấp dịch vụ email tên miền riêng miễn phí với Hotmail. Thật đáng tiếc là ngay sau đó không lâu, Google ngừng cung cấp dịch vụ Google Apps miễn phí thì Microsoft cũng đã ngừng dịch vụ của họ. Tuy nhiên, hiện tại vẫn còn có một vài nhà cung cấp dịch vụ tạo email tên miền riêng miễn phí như Yandex và Zoho Mail. Không ai có thể đảm bảo rằng các dịch vụ này sẽ tiếp tục được miễn phí trong tương lai. Vì vậy hãy đăng ký ngay từ bây giờ.

Lợi ích

Email tên miền thường được sử dụng bởi các công ty, doanh nghiệp và các tổ chức giáo dục. Với dịch vụ của Yandex Mail và Zoho Mail, bất kỳ cá nhân nào cũng có thể sở hữu một email với tên miền riêng của họ.

Dưới đây là lợi ích khi bạn sử dụng email tên miền riêng:

• Chuyên nghiệp và uy tín. Khi bạn sử dụng email có một tên miền riêng, người nhận sẽ biết được tên miền của bạn. Từ đó họ có thể biết thêm về công ty và doanh nghiệp của bạn bằng cách truy cập vào tên miền đó. Ngoại trừ các thư rác đã không được xác thực hoặc các email được tạo từ các dịch vụ Email như Gmail, Yahoo, Hotmail…
  • Nếu tên miền của Email là của công ty, người nhận có thể tin tưởng rằng đây là một nhân viên của công ty.
  • Nếu tên miền của Email là của một cơ sở giáo dục, người nhận có thể tin tưởng rằng đây là một thành viên của cơ sở giáo dục đó.
  • Nếu email có dạng như admin@sitecuatui.com, support@sitecuatui.com thì bạn có thể tin rằng người gửi là một quản trị viên của trang web sitecuatui.com.
• Bảo mật nội dung Email. Nếu bạn là một công ty lớn, có thể bạn sẽ muốn sử dụng một máy chủ riêng để gửi và nhận các email (mail server). Các email sẽ chỉ được lưu trên máy chủ của riêng bạn.

Yandex Mail sẽ đáp ứng được nhu cầu email doanh nghiệp miễn phí cho bạn nếu doanh nghiệp của bạn cần ít hơn 1000 tài khoản email.

Tạo email với tên miền riêng

Yandex Mail và Zoho Mail không chỉ dành cho cá nhân mà đây cũng là giải pháp cho các bạn muốn tạo email doanh nghiệp miễn phí. Bạn có thể đăng ký cho một tên miền tùy thích, miễn sao bạn có thể xác thực rằng bạn đang sở hữu tên miền đó.

Tôi cũng đang sử dụng Yandex Mail vì Yandex cung cấp nhiều tính năng miễn phí hơn Zoho Mail. Cả hai nhà cung cấp dịch vụ này cũng cung cấp các gói trả phí, nếu bạn muốn sử dụng nhiều tính năng hoặc mở rộng hơn, hãy mua các gói trả phí.

Yandex Mail

Đăng ký (Connect domain)

Đầu tiên, bạn cần đăng ký và/hoặc đăng nhập vào tài khoản Yandex. Sau đó, truy cập vào Yandex Mail for Domain để tiến hành đăng ký.

Sau khi nhập tên miền, bấm Connect domain để tiếp tục.

Xác minh quyền sở hữu tên miền (Verify domain ownership)

Hệ thống sẽ kiểm tra tên miền và chuyển qua bước xác thực tên miền. Tất nhiên rồi, bạn cần phải xác thực rằng tên miền này là của bạn. Bạn không thể sử dụng tên miền của người khác.

Có 3 cách để xác thực tên miền:

1. Tạo một tệp tin HTML (được đánh dấu số 1 trong hình), sau đó sao chép đoạn văn bản (2) và dán vào tệp tin đó và tải lên thư mục gốc của trang web.
2. Tạo một bản ghi CNAME (ở đây là yamail-fbd9106cdc79) và trỏ về mail.yandex.com. Điều này phải được thực hiện trong trình quản lý DNS của bạn. Ở đây tôi dùng CloudFlare.
   
3. Cách thứ 3 là thay đổi địa chỉ email trong thông tin liên hệ của tên miền. Cách này rắc rối, không nên dùng.

Sau khi đã hoàn thành một trong ba cách trên, bấm Verify domain ownership để xác thực. Có thể bạn sẽ nhìn thấy thông báo “File .html not found”
hoặc “CNAME record not found“. Nếu bạn sử dụng cách thêm bản ghi CNAME thì bạn cần phải chờ để dịch vụ DNS cập nhật.

Thiết lập bản ghi MX (Set up MX records)

Bản ghi MX là gì? Bản ghi MX là một loại bản ghi tài nguyên trong hệ thống tên miền mà chỉ định một máy chủ mail có trách nhiệm chấp nhận thông điệp email thay mặt cho miền của người nhận.

Để nhận được email, bạn cần phải thêm bản ghi MX trong trình quản lý DNS của tên miền. Ở đây tôi dùng CloudFlare. Bản ghi như sau:

• Subdomain name — @
• Type of record — MX
• Data — mx.yandex.net.
• Priority — 10

Sau khi đã thêm bản ghi, bấm Verify MX records để tiếp tục. Vui lòng chờ DNS cập nhật nếu xác thực không thành công.

Tạo email mới (New mailbox)

Sau khi đã hoàn thành các bước ở trên, công việc cuối cùng là lựa chọn tên đăng nhập và mật khẩu cho email mới. Bấm Add để thêm một tài khoản email. Bạn sẽ nhìn thấy thông báo The mailbox has been successfully added, tức là thành công.

Bấm vào Add mailbox để thêm một tài khoản email khác. Hiện tại, Yandex cho phép tạo miễn phí 1000 tài khoản email tên miền riêng. Với con số này, bạn có thể thoải mái tạo các tài khoản cho gia đình, bạn bè và cộng đồng.

Để đăng nhập email theo tên miền ở Yandex, bạn cần sử dụng địa chỉ email đầy đủ để đăng nhập tại Yandex Mail.

Chữ ký DKIM

Khi tôi thử gửi thư từ email tên miền của Yandex tới Gmail thì Gmail cảnh báo rằng: Gmail không thể xác minh là sitecuatui.com thực sự đã gửi thư này (và không phải là người gửi spam). Avatar của email được gửi là một dấu hỏi (?) màu đỏ. Các email được gửi từ Yandex.Mail for Domain sẽ có tỷ lệ vào hộp thư rác (spam) rất cao, chúng ta có thể thêm chữ ký DKIM và SPF để giảm thiểu tỷ lệ này.

Cảnh báo này được đưa ra vì Gmail không thể xác minh rằng thư này thực sự đến từ người gửi được ủy quyền của tên miền. Chúng ta có thể thêm chữ ký DKIM để ủy quyền cho Yandex bằng cách thêm một bản ghi TXT vào bản ghi DNS của tên miền. Yandex có cung cấp thông tin về chữ ký DKIM, chúng ta lấy thông tin này và thêm vào DNS.

1. Truy cập vào Yandex.Mail for Domain và chọn tên miền của bạn.
2. Tìm mục DKIM digital signature ở cột bên phải dưới cùng, sau đó nhấn vào Display record content để hiện thông tin chữ ký DKIM.
3. Tạo một bản ghi TXT trên trình quản lý DNS của tên miền của bạn. Ở đây tôi sử dụng DNS của Cloudflare.
   
   
   • Host, tên bản ghi: mail._domainkey
   • Type: TXT
   • Value, TXT content (giá trị của bản ghi TXT): sao chép và dán toàn bộ nội dung trong hộp vào đây, giá trị này bắt đầu bằng v=DKIM1; k=rsa; t=s; .........
4. Tạo thêm một bản ghi TXT cho SPF:
   • Host, tên bản ghi: @
   • Type: TXT
   • Value, TXT content (giá trị của bản ghi TXT):

     v=spf1 redirect=_spf.yandex.net

Sau khi đã tạo bản ghi TXT cho chữ ký DKIM, chúng ta cần chờ một thời gian để dịch vụ DNS được cập nhật. Tôi đã thử gửi lại một email từ Yandex tới Gmail và kết quả là Gmail đã xác thực được rằng email này đã được ủy quyền từ tên miền. Có thể bạn cần phải chờ một thời gian, có thể là một đến ba ngày để các thông tin được cập nhật.

Để kiểm tra DKIM, chỉ cần gửi thử một email từ địa chỉ email tên miền của bạn tới một email khác. Mở email này, chọn biểu tượng mũi tên xuống và chọn Hiển thị thư gốc (đối với Gmail) hoặc Xem nguồn thư (đối với Outlook). Kiểm tra DKIM bằng cách tìm kiếm chuỗi dkim=pass, đối với SPF là spf=pass. Nếu giá trị của nó là none hoặc một giá trị khác, có nghĩa là Yandex chưa cập nhật hoặc bạn đã thêm bản ghi DKIM chưa đúng.

Zoho Mail

Zoho Mail là dịch vụ thứ hai mà tôi nghĩ đến sau Yandex. Các bước đăng ký cũng không nằm ngoài đăng ký tài khoản, xác thực tên miền và thêm bản ghi DNS. Bạn có thể truy cập vào trang đăng ký Zoho Mail để sở hữu một tài khoản. Bấm vào nút SIGN UP NOW để tiến hành đăng ký.

Hiện tại, gói miễn phí của Zoho Mail chỉ có tạo được 25 tài khoản. Con số này khá khiêm tốn so với 1000 tài khoản của Yandex Mail. Zoho yêu cầu xác minh số điện thoại, nếu bạn cảm thấy rắc rối, hãy sử dụng Yandex Mail.

Chuyển tiếp email

Nếu bạn không thường xuyên sử dụng email tên miền, bạn có thể chuyển tiếp tất cả các email mới đến tài khoản cá nhân của bạn. Như thế bạn sẽ không bỏ lỡ các email mới. Việc này có thể thực hiện qua các bước đơn giản dưới đây.

Đối với Yandex:

1. Nhấn vào biểu tượng Cài đặt và chọn Message filtering -> Create filter.
2. Ở mục Forward to, hãy nhập email mà bạn thường dùng.
3. Nhấn nút Create filter để lưu lại.
4. Kiểm tra email mà bạn đã nhập ở bước 2 để xác nhận.

Đối với Zoho Mail:

1. Nhấn vào biểu tượng Cài đặt và chọn Settings.
2. Chọn Filters ở cột bên trái, sau đó bấm vào biểu tượng dấu + (Create New Filter).
3. Làm các bước như hình dưới:
   
4. Kiểm tra email và làm theo hướng dẫn để xác nhận.

Như vậy là bạn đã hoàn thành quá trình tạo email với tên miền riêng miễn phí. Email tên miền riêng giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và uy tín hơn trong mắt khách hàng và mọi người. Nếu các dịch vụ miễn phí không đáp ứng được nhu cầu của bạn, hãy nâng cấp hoặc cài đặt Mail server cho riêng bạn. Chúc bạn thành công.